Ondersteuner, Vereniging Medische Staf (VMS)

Ben jij goed georganiseerd en heb je het vermogen een faciliterende rol aan te nemen? Vind je het leuk om naast je reguliere werkzaamheden een extra rol te vervullen binnen GGZ Drenthe? Dan is deze functie van ondersteuner/ secretariaatsmedewerker VMS iets voor jou! 

Dit ga je doen 
Als secretariaatsmedewerker ondersteun je het bestuur van de vereniging medische staf bij de uitvoering van haar taken. Je helpt om activiteiten van de medische staf te organiseren en vorm te geven. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit het notuleren tijdens vergaderingen en het bijhouden en archiveren van de actie- en besluitenlijst. Hierbij wordt er voornamelijk met Microsoft Teams gewerkt. Eens per twee weken vindt de bestuursvergadering plaats (op dinsdag van 16.30 tot 17.30). Daarnaast vindt vijf keer per jaar de algemene ledenvergadering plaats (op dinsdag of donderdag van 16.00 tot 18.00). In overleg met de voorzitter en secretaris bereid je de vergaderingen voor. Jouw verdere werkzaamheden zien er als volgt uit:
 

• Plannen van vergaderingen, verzorgen van digitale vergaderlinks en reserveren van fysieke vergaderruimtes; 
• Plannen en coördineren van afspraken van commissies; 
• Documentbeheer en archivering van verslaglegging, beleidsstukken en correspondentie; 
• Bijhouden van de ledenlijst (psychiaters en andere medici die in loondienst zijn bij GGZ Drenthe);  
• Bij wisseling bestuursleden en leden actueel houden van emaillijst en leden teamskanalen; 
• Opzetten van de intranetpagina en deze intranetpagina vervolgens actualiseren en onderhouden; 
• Je organiseert visitatiebijeenkomsten en de jaarlijkse bijeenkomsten voor psychiaters in het kader van de 5-jaarlijkse groepsvisitatie; 
• Je hebt overzicht in de thema’s binnen de verschillende visitatiegroepen en brengt verbindingen tot stand; 
• Je ondersteunt het IFMS-systeem (Individueel Functioneren Medisch Specialisten) en onderhoudt contacten met het externe bedrijf dat dit organiseert. 

Hier herken jij jezelf in 
Jij bent goed georganiseerd en hebt het vermogen faciliterend te werken ten aanzien van het bestuur en de leden van de medische staf. Je behoudt het overzicht over wat er speelt en bent proactief in het benaderen van betrokken personen om ervoor te zorgen dat gemaakte afspraken tot uitvoering komen. Daarnaast ben je flexibel, in de zin dat je kunt schuiven in werktijden wanneer vergaderingen buiten reguliere kantoortijden vallen. Je bent in staat je eigen agenda goed te beheren, taken te prioriteren en hierover te communiceren. 

Over het team 
De Vereniging Medische Staf GGZ Drenthe bestaat uit tussen de 60 en 65 leden (psychiaters, huisartsen en AVG-artsen). Het bestuur wordt gevormd door 6 leden (max 7 leden). Het is een betrokken en enthousiaste groep collega’s die zich inzet voor de dagelijkse patiëntenzorg binnen de diverse teams van GGZ Drenthe en daarnaast betrokken willen zijn bij de organisatie en kwaliteit van de zorg. Dat brengen ze in de praktijk door naast de inzet op de eigen werkplek mee te denken in de diverse commissies van GGZ Drenthe, waarin ze de vereniging medische staf vertegenwoordigen. 

Wij zien jou 
Wij bieden je een afwisselende functie als ondersteuner bij de Vereniging Medische Staf van GGZ Drenthe. Daarbij bieden we jou:
 

• Salariëring volgens cao GGZ, inschaling in overleg (afhankelijk van je huidige functie); 
• Een aanstelling van gemiddeld 12 uur per week; 
• Scholings- en ontwikkelmogelijkheden, een goed pensioen bij pensioenfonds PFZW en een account bij Fisc Free en GoodHabitz. 

 Startdatum van de functie is zo spoedig mogelijk.  

Enthousiast? 
Mogen we jou verwelkomen als nieuwe collega? Reageer dan via de sollicitatieknop bij deze vacature. Wij ontvangen graag je cv en motivatiebrief.
  

Voor extra informatie over deze vacature kun je terecht bij Rixt Riemersma, voorzitter VMS, bereikbaar via het secretariaat AFPN Emmen op: (0591) 85 63 85 of 06 - 30 56 7 174. Of Martje Dijkstra, secretaris VMS, bereikbaar via het secretariaat Poli Planbare Psychiatrie op: (0592) 33 42 00 of 06 - 23 23 92 71. 

Sollicitatieprocedure 
Extra informatie over de sollicitatieprocedure van GGZ Drenthe vind je op deze pagina.