Teamsecretaresse Veilig Thuis Groningen

Ben jij onze nieuwe administratieve kracht die graag in een dynamische organisatie aan de slag gaat? Lees dan snel verder. 

Teamsecretaresse Veilig Thuis Groningen

32 uur per week 

Wat ga je doen?

Als teamsecretaresse ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de juistheid en de tijdigheid van de administratieve en dienstverlenende werkzaamheden ter ondersteuning van de maatschappelijke werkers bij Veilig Thuis.

De werkzaamheden richten zich op het afwikkelen van binnenkomende correspondentie. Je screent en beoordeelt de inkomende mail op belang, prioriteit en legt deze ter afhandeling voor aan de betreffende collega. Je zorgt er voor dat de uitgaande correspondentie correct de deur uitgaat.

Volgens het handelingsprotocol Veilig Thuis werk je zaken af, draagt zorg o.a. voor het aanleggen van dossiers, plant afspraken in voor onze maatschappelijke werkers, muteert gegevens en verricht controles. Je handelt het binnenkomend telefoonverkeer af, beantwoordt vragen en verstrekt informatie over het proces rond een melding. 

Waar ga je werken?

JBN & VTG treedt op namens de overheid in situaties van onveiligheid voor kinderen, jongeren en volwassen in afhankelijkheidsrelatie. Onder regie van de gemeenten in Drenthe en Groningen voeren onze professionals door de kinderrechter opgelegde maatregelen uit op het gebied van jeugdbescherming (ondertoezichtstelling en voogdij) en jeugdreclassering. Dat doen wij vanuit onze missie dat alle kinderen en jongeren recht hebben op positief en veilig opgroeien. In de provincie Groningen zijn we tevens het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld, kindermishandeling & ouderenmishandeling. Onze professionals werken daarbij nauw samen met gemeenten en ketenpartners om kindermishandeling of het huiselijk geweld te stoppen. Er werken bij ons ca. 240 medewerkers. 

De stijl van leidinggeven binnen JBN & VTG past hierbij. Dat wil zeggen: er wordt uitgegaan van de eigen professionele kracht en de motivatie van medewerkers.

Hoe ziet een dag eruit?  
We beginnen dat dag natuurlijk met een kop koffie of thee samen met je collega’s. Er zijn drie hoofdzaken die elke dag gedaan moeten worden:

• Dossiers aanmaken waarin de meldingen worden geregistreerd.
• Uitgaande post verwerken, dat betekent brieven, overdrachten en rapportages versturen per mail of per post.
• En de mailbox bijhouden; dat is vragen beantwoorden van collega’s en externen.

Daarnaast is er natuurlijk altijd ruimte voor ideeën over hoe werkprocessen geoptimaliseerd kunnen worden.

Wat vragen we van jou?

Voor deze veelzijdige job zoeken we een persoon die beschikt over een combi van de volgende competenties en persoonlijke kwaliteiten:

• Je hebt een afgeronde opleiding op MBO werk- en denkniveau (administratief). 
• Je hebt kennis van en inzicht in de organisatie en de werkprocessen van de betreffende afdelingen of je weet je dit snel eigen te maken.
• Je beschikt over kennis en toepassing van computerprogramma’s zoals Word, Excel en cliëntsystemen. 
• Je kunt accuraat en systematisch werken.
• Je bent flexibel. De werkdagen zullen in nader overleg worden bepaald.
• Je bent stressbestendig, dienstverlenend en klantgericht ingesteld. 
• Je bent in staat om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Wat bieden we jou?

Van je collega’s kun je collegialiteit verwachten. We bieden je een gedegen inwerkprogramma en begeleiden je zodat je snel thuis bent in onze dynamische organisatie. Vanuit onze strategische ambitie bij te dragen aan de professionele ontwikkeling van onze medewerkers hebben we oog voor je persoonlijke ontwikkeling. 

Wil je ook de mogelijkheid om thuis te werken? Dat kan! Je krijgt vanuit de organisatie een laptop en mobiele telefoon zodat je ook thuis aan de slag kunt.

We hanteren de cao Jeugdzorg, inclusief aantrekkelijke eindejaarsuitkering (8,3%), gunstige reiskostenvergoeding en opname in het pensioenfonds zorg en welzijn. De functie van Medewerker secretariaat is ingedeeld in schaal 6 van de cao jeugdzorg. We starten met een arbeidsovereenkomst van een jaar, waarbij we uitgaan dat je langere tijd bij ons blijft werken. De standplaats is kantoor Groningen. 

Enthousiast?

We plannen graag een kennismakingsgesprek met je in. Solliciteren kan tot en met 29 oktober via sollicitatie@jbnoord.nl.

Heb je nog vragen? Deze kan je stellen bij Johanna van Bruggen via 06-13328975 

Gesprekken vinden plaats op dinsdag 5 november. 

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Interne kandidaten hebben voorrang in de procedure. Jeugdbescherming Noord & Veilig Thuis Groningen hanteert een actief (in- en extern) referentiebeleid.